Dokius / PlataformaDa coleta à rastreabilidade

Controle documental. Com contexto, permissões e histórico.

Dossiês, coleta, revisão, portal, agenda e atendimento. A Dokius conecta a rotina documental a controles de acesso e rastreabilidade para quem cuida de clientes.

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DOKIUS / Dossiê · Cliente exemploIlustrativo

Cliente exemploCadastro · Vínculos · Dossiês

DocumentosVínculosAtendimento

Documento de identificaçãoModelo · Campos · Validade

Aprovado

Documento do vínculoAssociado ao contexto do cliente

Em análise

DocumentoClientePermissãoHistórico

O arquivo é uma parte. A operação precisa de contexto, responsáveis e limites de acesso.

Organização + controle + continuidade

Explore os recursos

O trabalho inteiro. Sem perder o contexto.

Escolha uma frente para entender como a Dokius organiza a rotina de quem administra documentos de clientes.

Documentos

Dossiês que acompanham o contexto do cliente.

Pessoas, empresas, veículos, imóveis e pets podem fazer parte da mesma operação. Organize documentos por cadastro, vínculo e dossiê, com os campos que cada tipo exige.

Dossiês nomeados, com documentos agrupados por assunto.
Modelos documentais com campos de texto, número, data, seleção e anexos.
Captura por foto ou arquivo e leitura assistida por OCR, com sugestões revisáveis.

O OCR depende do processamento configurado. As sugestões podem ser corrigidas; não substituem a revisão.

DOKIUS / Dossiê · Cliente exemploIlustrativo

Cliente exemploCadastro · Vínculos · Dossiês

DocumentosVínculosAtendimento

Documento de identificaçãoModelo · Campos · Validade

Aprovado

Documento do vínculoAssociado ao contexto do cliente

Em análise

Revisão

Receber é uma etapa. Aprovar é outra.

O fluxo distingue rascunho, envio para análise, aprovação, rejeição e solicitação de correção. A equipe consegue entender o estado do documento antes de seguir.

Coleta por link com validade.
Revisão registra responsável, momento e motivos de correção ou rejeição.
Após a aprovação, o documento fica bloqueado para edição no fluxo operacional.

A revisão é operacional. Não equivale a perícia, assinatura digital ou certificação de autenticidade.

DOKIUS / Revisão documentalIlustrativo

RecebidoEm análiseAprovado

Revisão registrada

Responsável pela revisão
Data e hora da decisão

Edição após aprovaçãoBloqueada no fluxo

Precisa de ajuste?Solicitar correção

Portal do cliente

Participação do cliente, com acesso delimitado.

O portal tem acesso próprio e apresenta os cadastros e vínculos incluídos nos escopos concedidos. Não é uma janela aberta para toda a empresa.

Escopo de acesso vinculado ao cliente e aos relacionamentos permitidos.
Capacidades de visualizar, baixar e enviar documentos controladas no portal.
Solicitações e conversas mantêm o contexto do cliente.

Os acessos precisam ser configurados de acordo com a operação e os responsáveis envolvidos.

DOKIUS / Acesso pelo portalIlustrativo

Portal do clienteAcesso próprio · Escopo concedido

Cadastros e vínculos permitidosContexto do clienteVínculo autorizado

VisualizarCapacidade controlada

Baixar e enviarConforme o acesso

Compartilhamento

Escolha o que sai. Defina até quando.

Compartilhe um conjunto de documentos do contexto do cliente, com validade e possibilidade de revogação. A senha é opcional conforme os recursos e a configuração disponíveis.

Seleção dos documentos que compõem o link.
Prazo de validade, senha opcional e revogação.
Log de acesso com data, IP, navegador e resultado da tentativa.

O log de acesso ajuda a rastrear tentativas. Ele não comprova a identidade civil de quem abriu o link.

DOKIUS / Compartilhamento documentalIlustrativo

ValidadeDefinida no link

SenhaOpcional, conforme recurso

Encerrar acessoRevogação disponível

Rotina e atendimento

O prazo e a conversa não precisam ficar separados.

A agenda reúne compromissos, vencimentos e aniversários. As comunicações vinculam solicitações ao cliente, com responsáveis, prioridade e estado do atendimento.

Agenda com participantes, anexos, recorrência e visibilidade interna.
Alertas internos e por e-mail, com registros de disparo.
Histórico de atendimento com anexos, responsável e indicação de quem precisa responder.

Disponibilidade de recursos depende do escopo contratado. Não há promessa de sincronização com calendários externos.

DOKIUS / Histórico de atendimentoIlustrativo

Aguardando cliente

Atualização de documentação

Solicitação vinculada ao cadastro

ResponsávelEquipe de atendimento

EquipeSolicitação e anexos no mesmo histórico.

ClienteResposta vinculada ao atendimento.

Acesso e auditoria

Permissões para agir. Histórico para compreender.

A Dokius combina escopo por empresa, permissões por perfil e por ação e uma trilha de eventos documentais. O acesso faz parte do fluxo, não apenas da tela de login.

Controles de visualização, criação, edição, exclusão e download por módulo e ação.
Auditoria com filtros por usuário, ação, entidade, documento e período.
Verificações de formato e conteúdo no recebimento de arquivos.

São controles da aplicação. Não representam certificação de conformidade, log inviolável ou serviço de antivírus.

DOKIUS / Trilha de eventosIlustrativo

UsuárioAçãoPeríodo

Documento recebidoContexto do cliente · Evento documental

Revisão registradaResponsável · Data e hora

Compartilhamento revogadoEvento do link de acesso

Governança de dados na prática

Acesso não é só entrar.
É saber o que pode acontecer depois.

Controles de acesso e registros ajudam a organizar a operação e apoiar suas rotinas de proteção de dados e LGPD.

01 / Empresa

Um escopo para os dados.

Consultas e operações usam o contexto da empresa. Isolamento lógico da aplicação, sem afirmar infraestrutura exclusiva.

02 / Permissões

Cada ação tem um controle.

Perfis e permissões distinguem visualizar, criar, editar, excluir e baixar nos módulos da plataforma.

03 / Portal e links

Compartilhar tem limites.

O portal respeita os escopos concedidos. Links documentais têm seleção de arquivos, validade e revogação.

04 / Histórico

Eventos deixam contexto.

Revisões, operações documentais e tentativas de acesso a links produzem registros para consulta.

Controle técnico é parte da governança.

Esses recursos não são uma certificação LGPD nem substituem as responsabilidades da organização sobre seus dados e processos.

Conhecer os controles de acesso e rastreabilidade ↗

Além do cadastro

Informação para a equipe conseguir agir.

Relatórios operacionais ajudam a consultar documentos, vencimentos, revisões, comunicações e atividades. A documentação interna organiza orientações e anexos da equipe.

Relatórios e CSVFiltros e exportações para aprofundar a análise da operação.

Documentação internaProcedimentos e referências, com autoria e registro de alterações.

Ativação guiadaPrimeiros passos de cadastro, documento e convite ao portal.

Vamos olhar para sua rotina

Qual parte da operação precisa de mais controle?

Conte como sua equipe trabalha. Vamos conversar sobre os recursos, a configuração e as condições adequadas ao seu cenário.

Falar com a Dokius ↗